Making-of – Von der Fremdsprachensekretärin zur Autorin

Geschichtliche Anfänge des Sekretärinnen-Berufes
Der Begriff Sekretär leitet sich vom lateinischen secretio (»im Geheimen«) ab und bezeichnete ursprünglich einen Schreiber, der aufgrund seiner Schreibarbeit in die Geheimnisse derer eingeweiht war, deren Korrespondenz er schrieb, beispielsweise als Gerichts- oder Stadtschreiber. Vom Menschen ging der Begriff Sekretär mit der Zeit auf den Gegenstand über, auf das Schreibpult, das ein Sekretär zumeist zum Schreiben benutzte.

Dieser Beruf des Sekretärs wurde bis Mitte des 19. Jahrhunderts fast ausschließlich von Männern ausgeführt. Erst als männliche Arbeitskräfte auf Grund des Amerikanischen Bürgerkriegs knapp wurden, setzte Francis Elias Spinner, der Schatzmeister der Vereinigten Statten, 1869 erstmals die Beschäftigung von Frauen im Ministerium durch, die sich nicht nur als fähige, sondern auch als preisgünstige Arbeitskräfte herausstellten, wie er zufrieden kommentierte:

»Some of the femals are doing more and better work for $900 per annum than many male clerks who were paid double that amount.« (Übersetzung »Einige dieser Frauen erledigen für 900 $ pro Jahr mehr und bessere Arbeit als mancher männliche Angestellte, dem das doppelte Gehalt gezahlt wird.«) Nikil Saval: Cubed – A Secret History of the Workplace. Doubleday, New York 2014, ISBN 978-0-385-53658-5, Kapitel: The White-Blouse Revolution, Ebook-Position 1235

Erfindung der Schreibmaschine
Als erste funktionierende Schreibmaschine gilt das Gerät, das der Italiener Pellegrino Turri 1808 für die erblindete Gräfin Carolina Fantoni da Fivizzano fabrizierte. Ein damit geschriebener Brief ist noch erhalten. Karl von Drais, der eher für die Erfindung der Laufmaschine oder Draisine (Ur-Fahrrad) bekannt wurde, baute 1821 für seinen erblindenden Vater eine Schreibclavier genannte Maschine, die bereits eine Tastatur hatte. Die Schreibmaschine wurde im Laufe der Zeit immer weiter entwickelt und in den 1870er Jahren kamen die ersten industriell hergestellten Schreibmaschinen in den Handel. Bis 2003 hatte jedoch der PC samt Drucker die Schreibmaschinen fast vollständig aus dem Markt gedrängt. Der weltweit letzte Schreibmaschinen-Hersteller war 2015 die Shanghai Weilv Mechanism Co.

Meine erste Schreibmaschine war eine Typenhebelschreibmaschine von Olympia, bei der sich oft die Typenhebel verhedderten, wenn ich die Tasten zu schnell hintereinander anschlug. Ein Kopiergerät gab es bei meiner ersten Arbeitsstelle noch nicht. Entsprechend der benötigten Anzahl von Kopien (Durchschläge), die benötigt wurden, musste ich Kohlepapier zwischen mehrere Papierbögen legen und kräftig in die Tasten hauen, damit auch der letzte Durchschlag noch ein gut zu lesendes Schriftbild hatte. Kaum zu glauben, dass ich für jede neue Zeile von Hand mit einem Hebel die Walze weiterdrehen musste. Wenn ich mich ganz am Schluss eines wichtigen Briefes – zum Beispiel an einen Botschafter – doch noch vertippt hatte, musste ich den gesamten Brief nochmals tippen, denn Tipp-Ex war sichtbar!

Ich war überglücklich, als ich nach einigen Jahren mit einer elektronisch gesteuerte IBM-Kugelkopfschreibmaschine arbeiten durfte, die über einen elektronischen Textspeicher verfügte, mit dem ich die zuletzt geschriebene Zeile lesen und korrigieren konnte, bevor sie aufs Papier gebracht wurde. Natürlich ist das kein Vergleich zu heute, wo jeder nachträglich seinen auf einer PC-Tastatur geschriebenen Text komplett korrigieren und problemlos ganze Absätze umstellen kann, bevor er den Text ausdruckt, wenn er ihn überhaupt noch ausdruckt.

Tätigkeiten einer klassischen Sekretärin
Bereits mit 13 Jahren wollte ich Sekretärin werden. Mit Begeisterung beteiligte ich mich im Schuljahr 1976/1977 an einem freiwilligen Kurs für Stenografie und Maschinenschreiben mit dem Zehn-Finger-System, der an meinem Gymnasium angeboten wurde. Eine Schreibmaschine hatte ich zu Hause noch nicht, geschweige denn einen PC, aber Steno nutzte ich fortan, um schneller Notizen machen zu können.

Auch die Stenografie (eine Kurzschrift, die es ermöglichte, in normalem Tempo gesprochene Sprache mitzuschreiben) war damals eine der Aufgaben einer klassischen Sekretärin: dieses mit Bleistift auf dem Stenoblock notierte Stenogramm wurde danach per Schreibmaschine auf Briefpapier übertragen oder in den Fernschreiber eingegeben. Ja, auch dieses Gerät, das heute fast keiner mehr kennt, lernte ich zu bedienen. Es ähnelte äußerlich einer Schreibmaschine, war jedoch ein Telegrafie-Gerät zur Übermittlung von Nachrichten in Schriftform mittels elektrischer Signale. Heute geht das mit Fax oder E-Mail natürlich viel schneller und komfortabler. Die Stenografie wurde Anfang der 1980er fast vollständig von der Phonotypie abgelöst. Die Phonodiktate wurden vom Chef auf kleine Tonbänder aufgesprochen. Anschließend wurden die Tonbandkassetten von der Sekretärin mithilfe eines Wiedergabegeräts abgehört und gleichzeitig mit der Schreibmaschine getippt.

Noch bevor ich mein Abitur mit 1,6 abschloss, machte ich 1981 einen Fernlehrgang zur klassischen Sekretärin, der folgende Fächer einschloss: Stenografie, Phonotypie, Maschinenschreiben, Textformulierung, Postbearbeitung, Schriftgutverwaltung, Brief- und Telegrammverkehr, Güterverkehr, Sekretariatskunde, Protokollführung, kaufmännisches Rechnen, Statistik, Buch- und Kassenführung, Steuerwesen, Zahlungsverkehr, Wirtschafts-, Rechts- und Sozialkunde sowie Psychologie.

Tätigkeiten einer Direktionsassistentin und Fremdsprachensekretärin
Direkt nach dem Abitur führte ich meine kostenpflichtige Ausbildung am Stuttgarter Sekretärinnen-Studio fort, einem Privatinstitut für rationelle Büroarbeit und Welthandelssprachen. Die Leistungsstufe I (Sekretärin) durfte ich überspringen. Ich durchlief die Leistungsstufen II (Direktionsassistentin) und III (Fremdsprachensekretärin). Die Leistungsstufe IV (Europasekretärin) ließ ich aus, da ich nicht in einem europäisch-politischen Umfeld arbeiten wollte. 1983 war ich dann am Ziel – ich hatte den Abschluss »Geprüfte Fremdsprachensekretärin DSV« (Deutscher Sekretärinnen-Verband) mit der Gesamtnote 1. Nun würde ich endlich meinen Wunschberuf Sekretärin ausüben können.

Da mich zunächst – wegen noch fehlender Berufserfahrung – kein Unternehmen einstellen wollte, unterschrieb ich den mir von der Höheren Sekretärinnen-Fachschule, wo ich ausgebildet worden war, angebotenen Dienstvertrag. Wegen meiner Notenbestleistung betrauten sie mich als freie Mitarbeiterin mit einem Lehrauftrag. Es war eine Herausforderung, aber es war auch eine riesengroße Freude für mich, mein Wissen an angehende Sekretärinnen weiterzugeben. Die Unterrichtsfächer, die ich einige Jahre lang unterrichtete, waren: Maschinenschreiben, Stenografie (auch in Englisch), Phonotypie, Textformulierung, Rechtschreibung, Grammatik, Fremdwörtererklärung, Protokollführung, Briefgestaltung nach den DIN-Regeln und Sekretariatskunde. Indem ich den angehenden Sekretärinnen half, ihre Texte rechtschreiblich, stilistisch, grammatikalisch und inhaltlich zu verbessern, erlernte ich die grundlegenden Fähigkeiten des Redigierens und Lektorierens, was mir nun als Autorin zugutekommt. Dennoch schätze ich auch sehr die konstruktiven Kommentare meiner Testleser/innen.

Als ich parallel zu meiner Lehrtätigkeit einen Halbtagsjob in einer Exportfirma annahm, wo ich meine beiden Handelskorrespondenz-Sprachen Englisch und Französisch voll einsetzen konnte, bedankten sich meine Schülerinnen oft für die vielen guten Tipps, die ich ihnen direkt aus der beruflichen Praxis geben konnte. Diese Zeit als Lehrbeauftragte für Sekretärinnen war für mich eine äußerst bereichernde Erfahrung, insbesondere war sie für mich eine sehr gute Schulung in Sozialkompetenz.

Ich liebte meinen Beruf, der in den ersten zehn Jahren hauptsächlich darin bestand, deutsche, englische und französische Handelskorrespondenz nach Diktat zu schreiben, doch immer öfter formulierte ich die Geschäftsbriefe völlig selbstständig oder nur nach Stichworten. Bald bearbeitete ich eigenverantwortlich sämtliche Außenhandelsdokumente, erstellte Angebote für ausländische Geschäftspartner und übersetzte sogar Wirtschaftstexte. Außerdem übernahm ich die komplette Versandabwicklung, einschließlich Zollabfertigung, Einholung von notariellen Beglaubigungen und IHK-Zertifizierungen sowie die Beauftragung von Speditionen für Land-, Schiffs- und Luftversand. Es machte mir auch große Freude, in- und ausländische Geschäftspartner zu empfangen sowie ausländische Geschäftsreisen meines Chefs vor- und nachzubereiten, dessen vollstes Vertrauen ich hatte. Auch hatte er immer ein anerkennendes Wort übrig für mein hohes Engagement bis ins kleinste Detail.

Rückkehr in einen aussterbenden Beruf
Ich hätte nicht gedacht, dass ich erleben würde, dass mein Beruf im Zuge der Digitalisierung immer mehr aussterben würde, ja dass der Beruf einer klassischen Sekretärin eines Tages zu einer beruflichen Sackgasse werden würde. Nach meiner langen Kinderpause, währenddessen ich nebenbei zwar Klavierunterricht gegeben sowie diverse Putz- und Zeitungsjobs getätigt hatte, stand ich nämlich 2005, als ich in meinen Beruf zurückkehren wollte, vor der Herausforderung, mich erst einmal in die Welt der EDV einzuarbeiten. Zuletzt hatte ich als klassische Sekretärin mit Stenoblock, Tonbandkassetten und Schreibmaschine gearbeitet.

Aber ich erwarb zielstrebig alle nötigen PC-Kenntnisse, um den Anforderungen des Arbeitsmarktes an eine Chefsekretärin bzw. an eine Assistentin der Geschäftsführung wieder zu entsprechen. Ich lernte auch mit neuer Bürotechnik umzugehen, mich im Internet für sinnvolle Recherchen zurechtzufinden und vor allem mit dem gesamten Microsoft-Office-Paket zu arbeiten: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access. Zunächst arbeitete ich mit Office 97, dann der Reihe nach in meinem weiteren Berufsleben mit Office 2000, mit XP und schließlich mit Office 2010 und 2013. Und heute? Heute arbeite ich mit einem ganz anderen Betriebssystem – mit macOS von Apple.

Ich machte Weiterbildungen wie professionelles Arbeiten mit Outlook, vertiefte mein Wissen in der Betriebswirtschaft, lernte das Führen von Personalgesprächen sowie mehr über Business-Etikette, interkulturelle Kompetenzen und Zeitmanagement. Immer wieder Neues zu lernen ist herausfordernd, aber auch interessant, und es hält mich geistig fit. Eine meiner Weiterbildungen aus Eigeninteresse war beispielsweise 2019 ein Open-HPI-Kurs bei Professor Meinel vom Hasso-Plattner-Institut zur Internetsicherheit oder 2022 die Zertifizierung als Glückstherapeutin beim IEK Berlin.

Den Beruf der Sekretärin gibt es nicht mehr
Nicht nur das Arbeitswerkzeug einer Sekretärin, sondern das gesamte Berufsbild hat sich in den vergangenen Jahrzehnten stark gewandelt und ist in seiner klassischen Form inzwischen so gut wie ausgestorben.

Heutzutage existiert nicht einmal mehr die Ausbildung zur Sekretärin. Die Grundausbildungen heißen heute Kauffrau für Büromanagement, Kauffrau für Marketingkommunikation oder Industriekauffrau. Während früher der Schwerpunkt einer Sekretärin auf Korrespondenz und Kommunikation lag, ist die Büroassistentin heutzutage hauptsächlich administrativ und organisatorisch oder gleich ganz als Sachbearbeiterin tätig.

Auch die klassische Assistentin der Geschäftsführung hat im heutigen digitalen Zeitalter ein anderes Aufgabenspektrum. Sie muss sich eher als Multitalent an der Schnittstelle zwischen Führungsebene und Fachabteilungen beweisen, wobei englische Sprachkenntnisse selbstverständlich sind. Weiterführende Ausbildungen heißen heute: Zertifizierter Office Manager digital, International Advanced Diploma in Office Management oder Bachelor in International Business Management. Auch die Managementassistentinnen heutzutage haben ihre fachliche Schwerpunkte, beispielsweise Marketing oder Betriebswirtschaft, und sind häufig stark in entsprechende Team- und Projektarbeiten eingebunden.

Ob ich mich heute nochmals für den Beruf der Sekretärin entscheiden würde?
Nein! Ich würde nicht mehr als Assistentin irgendeines Ingenieurs, Geschäftsführers, Arztes oder Wissenschaftlers arbeiten wollen. Ich würde lieber studieren, um selbst Ärztin, Wissenschaftlerin oder Geschäftsführerin zu sein und selbst etwas bewegen zu können, und sei es manchmal auch nur den sprichwörtlichen Elefanten im Raum!

Mein Wissensdurst und meine Liebe zum geschriebenen Wort sind jedoch geblieben. Heute folge ich meiner Passion des Schreibens und Lesens in einer Art und Weise, die ich nie für möglich gehalten hätte, mich aber sehr glücklich macht – als freie Schriftstellerin, die im Sinne von Rüssel hoch! ihre Leserinnen und Leser inspirieren, motivieren und ins positive Schwingen bringen möchte. Dabei schreibe ich nicht unter Pseudonym, sondern unter meinem richtigen Namen, Iris Sofie Bayer, und liebe es, mich als Kreative ganz frei mit allen Arten von Texten und Genres ausleben zu können. Schaut euch gern mal mein Portfolio an Rüssel-hoch-Büchern an.

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